歯科医院のオフィスマネジャーとして知っておきたい5カ条

歯科医院の管理者は、歯科医師が兼任している場合や、特別にオフィスマネジャーとして専任のスタッフを雇っている場合もあります。どちらのケースにしても、医院全体の経営や管理の責任者として、そして医院内のスタッフをまとめるリーダーとして、重要な役割を担っています。
今回は、歯科医院のオフィスマネジャーとして成功するために知っておきたい5つの大切なことに注目していきます。

多岐にわたるオフィスマネジャーの仕事内容

オフィスマネジャーは、とても多くのスキルが求められます。まずは、仕事内容を把握しておきましょう。
患者さんやスタッフの管理はもちろん、最新の歯科医療技術に対応し、マーケティングも行います。そして、支払いや保険などの経理も務め、時には入れ歯やクラウンなどを発注し、受け取ることも。また、受付業務を兼任しているマネジャーもいますので、仕事としては非常に多岐にわたり、複雑だといえるでしょう。

管理能力の差で歯科医院の明暗が分かれる!?

そのなかでも、スタッフの統括は、歯科医院の雰囲気を左右する重要な仕事です。患者さんにとって心地よい「治療の場」をつくるためには、院内のトラブルを防ぎ、人間関係を円滑なものへと導きたいところ。オフィスマネジャーとしての成功の鍵は、こうした管理能力にあるといえます。

オフィスマネジャーとしての心得5カ条

アメリカの歯科業界の情報サイト「Dental Economics」では、以下のような5カ条が紹介されています。毎日の業務のなかで、忘れてはいけない心得やオフィスマネジャーとしてスタッフをまとめるための大事なキーポイントとなります。

1.    尊敬

歯科アシスタントや衛生士、また、受付業務の人の仕事に興味を示し、理解することです。すべてが歯科医院にとって重要な職務であることを認識し、個々の仕事に対して尊敬の念をもつように心がけましょう。

2.    信頼

スタッフ同士が信頼関係を築けるような職場をつくることは、歯科医院の成功につながります。そこで求められるのが、ちょっとした気遣いです。
たとえば、患者さんに初めてのアシスタントさんを紹介する時であれば、「今日担当します歯科助手の**です。大変優秀なアシスタントですから、何か不安なことがあれば何でも彼女に聞いてくださいね。」というような言い方をしてみてください。信頼を言葉で表現することで、スタッフ同士の人間関係を深めるのも一つの方法です。

3.    報酬

アメリカの歯科医院では、定期的に一般患者さんの予約を入れずに、スタッフのためだけの日を設ける医院もあります。スタッフの歯の治療やクリーニングを無料でしてくれたり、スタッフ全員でランチに出かけたりと、管理者のスタッフへの感謝を表す日です。こうした報酬を用意するのも、管理者としては必要ではないでしょうか? 

4.    反省

もっとも反省すべき点は、やはり、患者さんとの接し方にあるかもしれません。患者さん側の立場になってみて、スタッフの仕事で気づいたことがあれば、反省を促しましょう。全体会議を開くなどして、スタッフの気持ちを引き締めることが大切です。

5.    教育

歯科医療スタッフにはさまざまな教育があります。たとえば、最新医療器具や最新治療薬の扱いなど、スタッフの技術向上には勉強会が必要です。他の歯科医院に遅れをとらないように、新しい情報をいち早くキャッチし、スタッフに教育の場を提供するのも忘れてはならない仕事です。

管理・統括していく仕事の才覚を高めよう

オフィスマネジャーという仕事は、「千手観音菩薩(せんじゅかんのんぼさつ)」のような才能が必要だと言われることがあります。「千手」にはそれぞれの手に眼があり、どんなことももらさず救済しようとする慈悲と力の広さを表しているといわれています。
歯科医院全体を管理・統括していく仕事は、いわば、歯科医院の柱です。リーダーシップとして活躍するためには、「千手」の眼で、管理・統括していく才覚を高めたいところ。オフィスマネジャーとして欠かせない心得5カ条をぜひ、実践に加えてみてはいかがでしょうか?

いかがでしたか? タカラベルモントでは、先生と一緒にこれからの医院づくりを考えさせていただきます。いつでもお気軽にお声掛けください。