いつも忙しい先輩や上司に相談にのってもらうには?

歯科医師やスタッフの先輩に相談したいことがあるのに「なかなか話すきっかけがつかめない」「話しても全然分かってもらえない」と悩むことはありませんか? 自分の言うことを理解してもらえないストレスをため込んでしまうと、仕事に影響が出ることもあります。今回は、歯科医院で働く歯科医師やスタッフの先輩に、うまく話を聞いてもらうコツをご紹介します。

話しかけるタイミングは「ランチタイム」

上司や先輩に話しかけたら、不機嫌な表情をされたり上の空だったりして、報告や相談が十分にできなかったという経験はありませんか? その原因は、話しかけるタイミングが悪かったからかもしれません。うまく相談にのってもらうには、話しかけるタイミングを見極めることです。

ランチョン・テクニックでコミュニケーション上手に

先輩と会話するタイミングとしてベストなのが、食事をしながら話せるランチタイム。これは、心理学者のラズランが提唱している理論をもとにした交渉術で、「ランチョン・テクニック」というもの。食事をしていると気分がリラックスして、さまざまなコミュニケーションが取りやすくなるのです。

ランチタイムが難しい場合は、午後一番がよいでしょう。お腹が満たされた穏やかな状態で、まだ仕事のエンジンもかかっていない時間帯ですから、話しかけられても仕事を中断させられた気にはなりません。きちんと報告や相談を聞く態勢に入ってくれるでしょう。

相手がよく使う言葉で話せば、理解が深まる!

話しかけるときには、相手がよく使う言葉を自分も使うことです。報告や相談のなかに、相手が使う言葉を入れて話すだけで、スムーズな意思疎通ができるようになります。

違う言葉は「ニュアンス」の差を生む

人の言葉の使い方には、それぞれ違いがあります。辞書としては同じ意味であっても、人によってその言葉に含めている範囲が異なるものです。そのため、相手と違うキーワードを使ったり、「○○ということですね」などと言い換えたりすると、次第にニュアンスに差が出てしまい、行き違いが起きる可能性があります。

相手の言葉の使い方を知る

例えば、何につけても仕事が早く、「対応してね」と言うのが口癖の先輩がいるとします。そんな先輩は、「領収書が間違っていたというクレームがあり、正しいものを郵便で発送しました」と後輩から報告されたら、「当然のことを長々と報告する」とイライラしてしまうかもしれません。

こういうとき、この先輩の「対応」という言葉には、数手先の行動までが含まれていることを理解して、うまく会話に取り入れてみましょう。「領収書に関するクレームがありましたが、対応しました」と短くまとめて報告すると、コミュニケーションの効率がよくなり、先輩にも話が通じやすくなるのです。

相手の「聞きたいこと」に答える順で話を組み立てる

さらに、上司や先輩が「聞きたいこと」は何かを考えて、その順番で話を組み立てることが重要です。ケースバイケースではありますが、それは以下のような順番となります。

1. 何の話なのか?
2.
聞いてどうすればいいのか?
3.
それはなぜなのか?

例えば、「昨日、受付へ患者さんから予約に関するクレームのお電話がありました。(同僚の)Aさんが出たのですが、予約担当は私だと言って、ほかの患者さんの応対中だったにもかかわらず、電話をまわされました。こういうことは前にもあって……」と状況報告から始まると、相手は何をチェックしながら聞けばいいのか、よく分かりません。

では、上述の方法を使ってみましょう。「予約に関するクレーム対応についてのご相談があります。予約担当は私ですが、受付スタッフ全員でクレーム対応ができるルールを決めていただきたいと思います。というのも、昨日……」という順番で話せば、相手が問題と解決策を把握しやすくなります。このような話し方ができるようになると、上司や先輩からの評価が高くなり、話を聞いてもらいやすくなります。

話し方を学んでコミュニケーション上手に

上司や先輩とうまくコミュニケーションを取ることは、精度の高い仕事ができるようになるばかりでなく、モチベーションアップにもつながります。「自分はダメだ……」と諦めずに、話すタイミングや話し方のポイントをおさえて、積極的に話しかけるようにしましょう。

いかがでしたか? タカラベルモントでは、先生と一緒にこれからの医院づくりについて考えさせていただきます。いつでもお気軽にお声掛けください。