歯科医院の業務効率をアップ!ファイリングによる書類整理術

歯科医院では患者さんのカルテ以外にも事務手続きなどで多くの書類を扱います。それらの書類をきちんと整理していないと探しものや調べものに無駄な時間を費やすばかりか、最悪の場合は紛失の可能性もあります。そこで今回は、書類整理に役立つファイリングのコツをご紹介しましょう。

使いやすいファイルを作る3つの基本

ファイリングは、ただファイルに書類を入れていくだけでは不十分です。一定のルールに従って書類を分類・整理し、最終的には保管から保存、廃棄への流れを運用するようにしなければなりません。ちょっとした工夫をすることで、自分だけでなく周囲のスタッフにも使いやすいファイルを作ることができます。まずは、以下の3つの基本を押さえましょう。

  1. ファイルの形状や容量は目的・用途に合わせて選ぶ
    一時的な書類の保管には、クリアファイルが適しています。業務マニュアルのように、使用頻度が高く長期保管が必要なものの場合は、たっぷり収納できるリングファイルやバインダー式ファイルが便利です。耐久性の高い樹脂製を選ぶといいでしょう。
  2. ファイルの内容がわかる情報を表紙や背に明記する
    業務効率を高めるには、わざわざファイルを開かなくてもひと目で中身がわかるようにしなければなりません。ファイルの表紙や背には、内容を示すタイトル、ファイリング開始日、同内容のファイルの何冊目かを示す番号といった情報を明記しましょう。
  3. 統一感を意識する
    見た目の統一感を出すことで、ファイルの中身を識別しやすくなります。どんどん増えていくことがわかっている書類を入れるファイルは、最初の導入時に五十音順等のラベルをまとめて作っておくといいでしょう。そして、新しいファイルを追加する際は、同一商品のファイルでそろえるようにしてください。また、収納する書類のカテゴリによって、ファイルの色を決めておくのもおすすめです。

完了したファイルはひと目でわかるようにする

進行中の書類のファイルと、作業が完了した書類のファイルの見分けがつかないと、現場が混乱してしまいます。すでに作業が完了している書類のファイルは、そのことが外側からはもちろん内側でもわかるようにしておくことが重要です。

例えば、外側には油性ペンでのマーキングでもなんでもいいので、完了したファイルであることがひと目でわかる印をつけるとともに、完了した日付を記入します。さらに、内側にも1ページ目に「このファイルは完結しました ○年○月○日」「次のファイルあり ○年○月○日」といったメモを入れておけば、間違えて新しい書類を入れてしまうこともありません。

なお、使う予定のない古いマニュアルやデジタル化した書類の原本など、進行中の仕事に不要な書類を入れたファイルは、現場に置いておく必要はありません。そのようなファイルの保存や処分・廃棄のルールをあらかじめ決めておくことも、書類の整理術のひとつです。

同じ作業に使う書類はひとつのファイルに保管する

書類をきちんとファイリングしていても、ファイルそのものが増えると、ひとつの作業に何冊ものファイルが必要になります。同じ作業で使う書類の一式をひとつのファイルにまとめるようにすれば、作業の効率アップや省スペース化につながります。

例えば、見積書を作る際に必要な書類が別々のファイルに入っていたら非効率です。ブランクフォームの原本、ストックコピー、記入例のすべてを同じファイルに保管していれば、ひとつのファイルを取り出すだけで作業を完結できます。

ファイリングのひと工夫で仕事上手を目指そう

ファイリングにひと工夫があるかどうかで、事務作業の効率は大きく変わります。そして、それは患者さんへのホスピタリティー向上にも関わります。整理上手になって、仕事上手を目指しましょう。

いかがでしたか?タカラベルモントは先生と一緒にこれからの医院づくりについて考えさせていただきます。いつでもお気軽にお声掛けください。