もっと効率的に!歯科医院の受付業務を見直そう

歯科医院に問い合わせをする患者さんが最初に接するのは、受付担当のスタッフです。その対応しだいで患者さんの第一印象が決まり、さらにはそれが歯科医院の評価にもなりかねません。そこで今回は、歯科医院における「受付」という重要な仕事の意味と役割について解説します。

受付の仕事とは?

歯科医院の受付の基本業務は、以下のようなものがあります。

  • 電話の応対(問い合わせ対応など)
  • 予約の管理(予約の受け付けや日時変更など)
  • カルテ出し
  • 会計・精算

患者さんの顔と名前をきちんと覚えて接すると、好感度がアップします。また、患者さんが前回どのような処置をしたのか、今後どのような治療に入るのかを把握しておくと、より円滑に対応できるでしょう。

ただし、どれだけ注意を払っていても、電話でのやりとりに行き違いが生じたり、予約や会計のミスが起きたりすることがあります。それがクレームにつながった場合は、患者さんの気持ちに寄り添ってていねいに対応しましょう。いざというときに備えて、電話対応やクレーム対応に関する研修を受けることをおすすめします。

患者さんをお待たせしない工夫を

受付スタッフがカルテや事務用品の取り扱いに手間取っていては、患者さんを必要以上にお待たせしてしまいます。必要なものを必要なときにすぐ取り出せるように、身の周りを整理しておきましょう。

また、お金のやりとりがスムーズにできるように、レジの操作やお釣りの出し方の練習をするといいでしょう。さらに、カード決済や領収書発行の手順を付箋に書いて貼っておいたり、レジ内の小銭を10枚ずつまとめておいたりと、自分なりの工夫をすることをおすすめします。

歯科医院全体に気を配る

待合室や診療室の様子に気を配ることも、受付の重要な業務です。エアコンの温度、トイレや洗面所の衛生管理、患者さんの待ち時間の把握など、患者さんの立場に立った配慮をして、歯科医院全体が快適な空間となるように努めましょう。

患者さんと診療室の橋渡しも受付の役目

受付は、患者さんと歯科医師・歯科衛生士の橋渡しをする役目も担います。患者さんによっては、歯科医師よりも受付のスタッフのほうが気軽に話せるということがあるかもしれません。そのような患者さんの声に耳を傾け、不安や疑問の解消を手助けすることも、受付スタッフの大切な役割なのです。ただし、診療や見積りなどの質問や相談は自己判断で回答するのではなく、きちんと歯科医師に伝えて指示を仰ぎましょう。

受付は日々の診療をスムーズにする重要なポジション

受付は日々の診療をスムーズに進めるための潤滑油のような役割を担う、とても重要なポジションです。患者さんをはじめ各方面への気配りや目配りを欠かさず、効率よく業務をこなしましょう。

いかがでしたか?タカラベルモントは先生と一緒にこれからの医院づくりについて考えさせていただきます。いつでもお気軽にお声掛けください。