ミーティングは退屈?前向きに参加できるミーティングを実現する3つのポイント

ミーティングは歯科医院を運営していく上で重要です。患者さんの情報、新しい器具や治療方法に関する確認など、話し合う内容は多岐にわたります。しかし、ミーティングは参加者にとって退屈なものになりがちです。そこで今回は、スタッフ全員が前向きに参加できるミーティングを実現するためのポイントをご紹介します。

ポイントを押さえたアジェンダを作成する

アジェンダは限られた時間のなかでミーティングを効率よく行うための進行表で、ミーティングの主催者が事前に作成して参加者に配布します。その目的は、ミーティングの目的や決定すべきこと、進行方法をあらかじめ明確にすることです。アジェンダによって参加者はミーティングの要点を把握し、事前の準備が可能になるため、活発な議論が期待できます。

一般的に、アジェンダにはミーティング名、開催日時、場所、ミーティングの目的、参加者名、議題を記載します。また、以下のようなポイントを押さえるといいでしょう。

  • 簡潔・明瞭を意識する
    長々と記載するのではなく、要点を簡潔・明瞭にまとめます。
  • 議題の取捨選択をする
    時間内に収まるように、議題を取捨選択します。
  • ミーティングの流れを意識する
    ミーティングの流れを意識し、アジェンダに沿って進行できるように作成します。

ミーティングに集中できる日を設ける

忙しい通常業務のスケジュールのなかでは、落ち着いてミーティングに参加するのは難しいかもしれません。そこで、年に何回か休診日を設け、その日にミーティングを開催してみてはいかがでしょうか。ほかの仕事に追われることなくミーティングに集中できます。

また、ミーティングだけでなく、勉強会や実習など、日常業務のなかではできないことを実施してもいいでしょう。

ランチタイムを兼ねたミーティングを行う

ランチをとりながらミーティングをするという方法もあります。食事をともにすることで会話が弾みやすく、スタッフ間の親交が深まる効果も期待できます。

食事は歯科医院内でケータリングや仕出し弁当を利用するだけでなく、思い切って近所のレストランを予約してもいいでしょう。また、お菓子を持ち寄ってのティータイムミーティングもおすすめです。

ただし、食事を楽しむことも目的としているランチミーティングに、重要な議題は適していません。場の雰囲気が重くなってしまいそうな議題も避けたほうがいいでしょう。軽くメモをするだけで済む気楽なアイデア出しのような内容にとどめておき、より議論を深めたい場合は後日あらためて機会を設けるようにしてください。

前向きに参加できるミーティングが充実した歯科医院をつくる

スタッフが前向きな気持ちでミーティングに参加すれば、ミーティングは活性化します。活発な意見交換の積み重ねは、歯科医院運営をより良い方向に導くでしょう。

いかがでしたか?タカラベルモントは先生と一緒にこれからの医院づくりについて考えさせていただきます。いつでもお気軽にお声掛けください。